[SAG] Concepts (4) - Planning, Scheduling, and the Scheduler

Project planning is a process within program management. An integral stage of manage­ment, it results primarily in an overall program execution strategy. The overall strategy is documented in the project plan, which defines, among other things,

• project scope;
• project objectives and requirements;
• stakeholders;
• organizational and work breakdown structures;
• design, procurement, and implementation; and
• risk and opportunity management plans.

 Project planning is the basis for controlling and managing project performance, includ­ing managing the relationship between cost and time.

 

Scheduling is a distinct process that follows the planning process. The schedule is es­sentially a model of the project plan. It calculates the dates on which activities are to be carried out according to the project plan. As a model of time, the schedule incorporates key variables such as nonworking calendar periods, contingency, resource constraints, and preferred sequences of work activities to determine the duration and the start and finish dates of activities and key deliverables.

 

Planning and scheduling are continual processes throughout the life of a project. Plan­ning may be done in stages throughout the project as stakeholders learn more details. This approach to planning, known as rolling wave planning, is discussed in Best Practice 3. Scheduling involves the management and control of the schedule over the project’s life cycle. However, in no case should planning be concurrent with scheduling. In other words, work and strategies for executing the work must be planned first before activities can be scheduled.

▶ Planning과 Schedule의 차이

Planning은 일련의 작업을 수행하기 전에 일련의 목표를 설정하고 구체적인 계획을 세우는 것이다. 이것은 어떤 일을 할 것인지, 왜 그것을 해야 하는지, 누가 그 일을 할 것인지, 그리고 언제 시작하고 완료될 것인지 등을 결정하는 프로세스이다.

Scheduling은 특정 작업을 수행하기 위해 필요한 시간, 자원 및 인력을 관리하는 것이다. 이것은 계획에 따라 정해진 일정을 따라 작업을 조직하고 일정을 계획하는 것을 의미한다. 계획에 따라 작업을 수행하는 시간과 일정을 정하는 것이다.

간단히 말해, 계획은 작업을 정의하고 일련의 목표를 설정하는 것이고, 일정은 작업을 수행하는 데 필요한 시간과 자원을 관리하는 것이다. 따라서, 계획과 일정은 서로 밀접하게 관련되어 있지만 서로 다른 프로세스이다.

 

By creating and maintaining the schedule, a scheduler interprets and documents the project plan developed by those responsible for managing and for executing the work. The scheduler is responsible for creating, editing, reviewing, and updating the schedule and ensuring that project and activity managers follow a formal schedule maintenance process. Interpreting the project’s sequence of work entails responsibility for alerting program management to threats to the critical path, the degradation of float, and the derivation and use of schedule contingency. These concepts are discussed in Best Practic­es 6, 7, and 8. The scheduler must also modify the schedule in accordance with rolling wave planning details and approved change requests, including changes in scope and resource constraints. Maintaining a reliable schedule allows the scheduler to identify the effects of delayed activities or unplanned events on the planned sequence of activities, as well as possible mitigation strategies to prevent significant delays in planned work. The scheduler must track and report actual work performance against the plan, including the production of variances, forecasts, and what-if analyses

▶ Rolling wave Planning 이란?

Rolling Wave Planning은 프로젝트 관리에서 사용되는 기술 중 하나로, 일정과 예산 등의 제약 조건이 상대적으로 불확실한 경우에 유용하다. 이 기술은 상세한 계획을 수립하는 것이 어려운 경우, 계획을 단계별로 세분화하여 진행하는 방법이다.

Rolling Wave Planning은 작업의 앞 부분에 대해서는 상세한 계획을 수립하고, 작업의 후반부는 상위 수준에서 계획을 수립하는 것을 의미한다. 즉, 전체 프로젝트를 한 번에 상세하게 계획하는 것이 아니라, 일부 작업을 우선적으로 상세하게 계획하고, 이후에는 더 상위 수준에서 계획을 수립하면서 필요에 따라 작업 계획을 수정하는 방식이다.

이 기술은 예산이나 일정 등의 제약 조건이 불확실한 프로젝트에서 유용하다. 불확실한 제약 조건이나 요구 사항이 변경될 경우, 더 상세한 계획을 수립하고, 전반적인 계획을 조정할 수 있다. 이러한 방식으로, Rolling Wave Planning은 프로젝트 관리자가 일정과 예산 등의 제약 조건에 대한 불확실성을 최소화하면서 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 도움을 줄 수 있다.

EPC 프로젝트의 경우, 프로젝트 초기, 보통 프로젝트 시작 후 2~3개월 내에Level-3 Schedule(Integrated Master Schedule) 제출이 필요한데, 설계가 진행되지 않은 상황이기 때문에 시공까지 상세히 작성하는데에 어려움도 있고, 설사 작성하더라도 불확실성이 큰 것이 사실이다. 이러한 상황을 고려했을 때, Rolling Wave Planning 기술을 적용하여 시공 스케줄은 향후 설계가 진행 된 후에 상세히 작성하고 프로젝트 초기엔 Level-2 정도 수준으로 작성하는 것이 적절하다. 간혹 발주처에서 시공도 상세히 작성할 것을 요구할 수도 있으나, 상기 언급된 설명을 근거로 설득해보는 것도 좋을 것 같다.